انبارداران حرفه ای این 6 نکته را رعایت می کنند

کد خبر: ۶۳۹۳۳۳

تاریخ: ۲۳ مهر ۱۴۰۴ - ۲۱:۲۶

انبارداری صرفاً وظیفه نگهداری از اجناس و کالاها نیست، بلکه وظایفی حیاتی مانند سازماندهی موجودی‌ها، تسریع فرایند دریافت و ارسال کالا و حفظ دقت در حسابداری دارایی‌های شرکت را بر عهده دارد. اهمیت انبارداری تا حدی است که مدیریت ضعیف انبار می‌تواند خیلی زود منجر به ضررهای سنگینی مانند مفقودی کالا، تأخیر در تحویل سفارشات به مشتری و در نهایت کاهش اعتبار برند شود.

به همین دلیل، استفاده از نرم‌ افزار انبارداری، امکان ردیابی لحظه‌ای موجودی‌ها و مکان دقیق آن‌ها را فراهم و به اعتبار برند و اعتماد مشتریان کمک می‌کند. در این نوشتار قصد داریم درباره انبارداری، اهداف و وظایف آن، اصول انبارداری حرفه‌ای، استفاد از سیستم نرم افزار انبارداری، طراحی، چیدمان و حمل و نقل بار در انبار صحبت کنیم.

انبارداری چیست؟

انبارداری یکی از بخش‌های مهم در حوزه تدارکات (لجستیک) است که سازماندهی محل نگهداری کالاها، تشکیل سیستم دریافت، حسابداری و چیدمان صحیح اقلام موجود در انبار را بر عهده دارد.

عدم وجود یک سازوکار دقیق برای انبارداری می‌تواند منجر به مفقود شدن محموله‌ها، تعلل در توزیع سفارش‌ها یا تاخیر در رساندن محصولات به مصرف‌کننده نهایی شود. بنابراین، استفاده از یک نرم افزار انبارداری مناسب، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌تواند باعث رضایت مشتریان و سرعت عمل در پاسخگویی به مخاطبان شود و کسب‌وکارها نیز می‌توانند برتری رقابتی ماندگاری در مقایسه با سایر رقبا داشته باشند.

اهداف و وظایف انبار چیست؟

هدف از ایجاد انبار در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف، تامین، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز به نحوی است که در اسرع وقت به نیازهای شرکت و مشتریان پاسخ داده شده و در کار وقفه ایجاد نشود. برخی از وظایف انبارها که با کمک نرم افزار انبارداری با دقت و سرعت بیشتری انجام می‌شوند، عبارتند از:

تسریع در تحویل کالا با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان

برنامه‌ریزی و مراقبت از میزان موجودی هریک از اقلام و کالاهای مورد نیاز در حد لازم

کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده

همکاری در خرید، تامین و تهیه کالاها

نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح

کمک به تولید بی‌وقفه و مرغوب

صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید

مهم ترین اصول انبارداری حرفه ای

اصولا انبارداری کار نسبتا دشواری است و به اصول خاصی نیاز دارد. در ادامه به اصولی که باید در انبارداری حرفه‌‌ای مد نظر قرار گیرد، اشاره خواهیم کرد.

1- به‌ روز بودن داده ها

به روز بودن داده‌ها در میزان فروش و سرعت مصرف کالاها نقش دارند و به شما کمک می‌کنند تا تقاضای آینده بازار را دقیق‌تر پیش‌بینی کرده و از کمبود یا انباشتگی بیش از حد موجودی در انبار جلوگیری کنید.

استفاده از انواع نرم‌ افزار انبارداری برای مدیریت انبار و موجودی کالا، تجمیع اطلاعات و سایر هماهنگی‌ها می‌تواند با نظم بخشیدن به امور انبار، میزان سرمایه در گردش کسب‌وکار شما را افزایش دهد.

همچنین، به روز بودن داده‌ها باعث می‌شود اطلاعات لحظه‌ای درباره محل دقیق، حجم و وزن هر کالا، امکان چیدمان بهینه و استفاده حداکثری از فضای فیزیکی انبار فراهم شود و تعداد واقعی موجودی‌ها همیشه با سوابق سیستم مطابقت داشته باشد؛ به این ترتیب، از مفقودی یا اشتباه در شمارش نیز جلوگیری می‌شود.

در مقابل، وجود داده‌های نادرست باعث می‌شود انبار برای آماده‌سازی یک سفارش، موجودی کالایی را اعلام کند که در واقعیت به اتمام رسیده است و این وضعیت موجب تاخیر در ارسال و نارضایتی مشتری می‌شود.

2- استفاده از سیستم نرم افزار انبارداری

نرم‌ افزار انبارداری با استفاده از بارکدهای خاص، امکان ثبت دقیق و لحظه‌ای ورود، خروج و جابجایی کالا را فراهم می‌کند. این دقت بالا، خطاهای انسانی در شمارش و ثبت موجودی را به حداقل می‌رساند و از کسری یا انباشت غیرضروری کالا جلوگیری می‌کند.

همچنین، نرم افزارهای معتبری مانند نرم افزار انبارداری سازمان یار، بهترین مکان‌یابی را برای هر کالا بر اساس معیارهایی مانند سرعت گردش یا تاریخ انقضا پیشنهاد می‌دهند که زمان مورد نیاز برای جمع‌آوری سفارش‌ها و مسافت طی شده توسط اپراتورها را به شدت کاهش و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

نرم افزار انبارداری سازمان یار

شما می‌توانید با کمک نرم افزار انبارداری سازمان یار، سفارشات خرید را به موقع و به اندازه مورد نیاز انجام دهید و از خوابیدن سرمایه در انبار کالاهای کم‌گردش جلوگیری کنید و با کاهش ضایعات ناشی از انقضای تاریخ مصرف و همچنین جلوگیری از اشتباهات ارسال، هزینه‌های عملیاتی را نیز به‌طور محسوسی کاهش دهید.

نرم‌ افزارهای انبارداری معمولا قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی مانند حسابداری، فروش و تولید را نیز دارند و سازمان یار نیز از این قاعده مستثنی نیست. این یکپارچگی، داده‌های منسجمی را برای شما فراهم می‌کند تا با استفاده از گزارش‌های تحلیلی، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در مورد کل فرآیند تولید و توزیع انجام دهید.

علاوه‌براین، نرم افزار سازمان یار به شما اجازه می‌دهد تا انبارهای متعدد را مدیریت کنید و حتی انبارهای خاصی برای پروژه‌های مختلف تعریف نمایید. ویژگی‌های کاربردی نرم افزار سازمان یار مانند پشتیبانی فارسی، انطباق با قوانین داخلی و قابلیت شخصی‌سازی نیز از دیگر مزایایی است که استفاده از این نرم‌افزار را برای کاربران در ایران ساده‌تر می‌سازد و تضمین می‌کند که فرآیندهای انبارداری کاملاً با استانداردهای داخلی مطابقت داشته باشند.

3- طراحی بهینه انبار

طراحی بهینه انبار با کمک نرم افزار انبارداری یک تصمیم استراتژیک است که به‌صورت مستقیم بر هزینه‌های عملیاتی، سرعت پردازش سفارشات، ایمنی کارکنان و ظرفیت ذخیره‌سازی تأثیر می‌گذارد و هدف اصلی آن، استفاده حداکثری از هر متر مکعب فضا با حفظ دسترسی آسان به کالاها است. عوامل کلیدی در طراحی و چیدمان انبار شامل موارد زیر هستند:

4- ارتفاع سقف انبار

بسیاری از انباردارهای قدیمی از ارتفاع سقف‌ انبار استفاده بهینه نمی‌کنند و سهم زیادی از فضا را به هدر می‌دهند. هرچه سقف بلندتر باشد، امکان استفاده از قفسه‌بندی‌ها و افزایش تعداد طبقات نیز بیشتر می‌شود. البته فراموش نکنید که برای ارتفاعات بالا، نیاز به لیفتراک‌های خاص با ارتفاع بالابری بالا یا سیستم‌های اتوماتیک خواهد بود.

رعایت فاصله استاندارد بین بالاترین نقطه بار چیده شده و سقف انبار هم یکی از شروط الزامی در چیدمان انبار است. به‌عنوان یک قاعده کلی، باید بین بالاترین ردیف کالا و سقف حداقل ۱ تا ۱.۵ متر فضای خالی در نظر گرفته شود.

5- انتخاب تعداد طبقات و نوع قفسه ها

نوع و ساختار قفسه‌بندی باید کاملاً متناسب با نوع کالا، وزن و نرخ گردش آن باشد. تعداد طبقات نیز مستقیماً با ارتفاع سقف و اندازه اجناس یا کارتن‌ها مرتبط است.

6- بهینه سازی چیدمان راهروها

هدف از بهینه‌سازی چیدمان راهروها، کاهش تداخل در مسیر حرکت کارکنان و تسهیل جریان کالا است. عرض راهروها باید بر اساس نوع وسایل حمل و نقل و لیفتراک‌ها تعیین شود. راهروهای بیش از حد عریض، فضای ذخیره‌سازی را هدر می‌دهند و راهروهای بیش از حد باریک، مانع از حرکت سریع و ایمن می‌شوند.

کالاهای پر گردش باید در نزدیک‌ترین نقطه به محل جمع‌آوری و ارسال قرار گیرند تا زمان حرکت به حداقل برسد. همچنین، چیدمان قفسه‌ها باید به گونه‌ای باشد که راهروهای اصلی به درهای خروجی و تجهیزات ایمنی منتهی شوند و امکان دسترسی یا ترک سریع محل در مواقع اضطراری مانند حریق وجود داشته باشد.

نحوه چیدمان کالاها در انبار

در انبارهایی که سازماندهی مناسبی دارند، دریافت محموله‌ها به‌سادگی انجام شده، فرایند تجمیع و آماده‌سازی سفارشات با سرعت و دقت بالا پیش می‌رود و در نهایت کالاها در بسته‌بندی‌های استاندارد برای حمل بار آماده می‌شوند. بااین‌حال، برای دستیابی به این مزایا باید اصول علمی چیدمان کالا و مکان‌یابی انبار را بدانید. انواع روش‌ها برای چیدمان کالاها در انبار، شامل موارد زیر هستند.

چیدمان اقلام بر اساس الگوی فصلی یا تقاضای متغیر

اقلامی که گردش مالی فصلی دارند یا انتظار می‌رود میزان فروش آن‌ها در دوره‌های زمانی خاص افزایش یابد، باید در طبقات بالاتر قفسه‌ها یا مناطق ذخیره‌سازی انعطاف‌پذیر (مانند فضاهای خالی موقت) قرار داده شوند. برای شناسایی این کالاها می‌توانید به سوابق فروش و تحلیل داده‌های بلندمدت در نرم افزاری انبارداری رجوع کنید. بررسی تاریخچه فروش نه تنها به تشخیص محصولات پرطرفدار مقطعی کمک می‌کند، بلکه ابزار قدرتمندی برای پیش‌بینی دقیق‌تر تقاضای آینده خواهد بود.

جانمایی بر اساس میزان فروش کالا

برای تسهیل در جمع‌آوری سفارشات و کاهش زمان پیمایش توسط نیروی انسانی، محصولاتی که بیشترین فروش را دارند، باید در نزدیک‌ترین و دسترس‌پذیرترین مکان‌های انبار (بخش‌های جلویی) قرار داده شده و در مقابل، کالاهایی که تقاضای کمتری دارند یا گردش آن‌ها کند است، به قسمت‌های عقب‌تر یا گوشه‌های دورتر منتقل شوند. دقت کنید که فهرست کالاهای پرفروش باید به‌طور مداوم بازبینی و به‌روزرسانی شود تا با تغییر سلیقه و نیازهای بازار هماهنگ بماند.

چیدمان انبار بر اساس دسته بندی مرتبط

کالاهایی که به‌صورت ترکیبی یا مکمل یکدیگر فروخته می‌شوند، باید در مجاورت هم قرار بگیرند. این روش، زمان لازم برای جمع‌آوری یک سفارش چندقلمی را به‌طرز چشمگیری کاهش می‌دهد. برای مثال، در یک انبار لباس لازم است کفش‌ها در یک محدوده و کیف‌ها در محدوده نزدیک به آن قرار داده شوند تا عملیات بسته‌بندی تسهیل شود.

چیدمان محصولات سنگین و حجیم

به منظور بهبود ایمنی عملیات و کاهش فشار بر پرسنل، محصولات سنگین و حجیم باید در قفسه‌های همکف نگهداری شوند. این کار نه تنها خطر آسیب دیدن کالا در حین جابجایی را کاهش می‌دهد، بلکه انتقال فیزیکی آن‌ها هنگام ورود یا خروج را هم ساده‌تر می‌کند. علاوه‌براین، برای کالاهای حجیم و سنگین باید مسیرها و راهروهای عریض و کافی در نظر گرفته شود تا لیفتراک‌ها و وسایل حمل‌ونقل بتوانند بدون ایجاد مانع و با آزادی عمل، فرآیند انتقال را به انجام رسانند.

حمل و نقل کالا در انبار

انتخاب تجهیزات مناسب برای انتقال اجناس در انبار، تابع فاکتورهایی مانند ماهیت محصول، ابعاد فضای در دسترس، الگوی جریان کار، سطح فناوری مورد استفاده، میزان نیاز به دخالت نیروی کار و سایر عوامل محیطی است. در ادامه به معرفی برخی از وسایل حمل و نقل در انبارداری می‌پردازیم.

لیفتراک

لیفتراک وظیفه بلند کردن و انتقال پالت‌های سنگین یا حجم زیادی از محصولات را در مسافت‌های متوسط تا طولانی بر عهده دارد. این کامیون‌های صنعتی مجهز به شاخک‌هایی هستند که زیر پالت‌ها قرار می‌گیرند و برای چیدن کالا در طبقات بلند یا بارگیری آن‌ها بر روی وسایل نقلیه ارسال به کار می‌روند.

جک پالت

جک پالت‌ها، چه از نوع دستی و چه برقی، برای حمل پالت‌ها و محموله‌های با وزن کمتر در فاصله‌های کوتاه‌تر مناسب هستند. این دستگاه‌ها در مقایسه با لیفتراک‌ها جمع‌وجورتر بوده و در راهروهای تنگ و محدود انبار قابلیت مانور بیشتری دارند.

نوار نقاله

نوار نقاله یک سامانه انتقال مکانیکی است که برای جابجایی کالا در یک مسیر از پیش تعیین شده و ثابت در فضای انبار به کار می‌رود. نوار نقاله قادر به حمل انواع مختلفی از محموله‌ها نظیر جعبه‌ها، کارتن‌ها و مواد فله است.

جرثقیل‌های سقفی و بالابرها

جرثقیل‌های سقفی و بالابرها علاوه بر حرکت افقی، به بلند کردن عمودی اجسام نیز می‌پردازند. این دستگاه‌ها بر روی ریل‌ها یا تیرهایی که به ساختار سقف متصل هستند نصب می‌شوند و امکان انتقال کالا از یک ناحیه به ناحیه دیگر انبار را فراهم می‌کنند. جرثقیل‌ها معمولا در صنایع سنگین مانند فلزات یا مصالح ساختمانی کاربرد دارند اما بالابرها تجهیزات کوچک‌تری هستند که عموماً برای بلند کردن اقلام سبک‌تر و جایگذاری دقیق در یک مکان مشخص استفاده می‌شوند.

کامیون دستی و چرخ دستی

کامیون‌های دستی و چرخ دستی‌ها ابزارهایی ساده و مؤثر برای انتقال بارهای سبک یا اقلام تکی کوچکتر در محیط انبار هستند. کامیون‌های دستی برای بلند کردن و حرکت دادن جعبه‌ها مناسب‌اند، درحالی‌که چرخ دستی‌ها غالباً برای حمل‌ونقل متنوع کالا در مسافت‌های کوتاه استفاده می‌شوند.

خودروهای هدایت‌شونده خودکار

این ماشین‌ها برای حمل‌ونقل مستقل بار در انبار از حسگرها و سامانه‌های مسیریابی استفاده و در مسیرهای از پیش‌تعیین‌شده، کالاها را بدون نیاز به مداخله انسانی جابجا می‌کنند. این خودروها برای فعالیت‌های تکراری و با حجم بالا ایده‌آل هستند.

سخن پایانی

نقش انبارداری در موفقیت هر سازمان انکارناپذیر است؛ چرا که مدیریت صحیح موجودی‌ها، نظم در فرآیندهای دریافت و ارسال کالا و ثبت دقیق داده‌ها، مستقیماً بر رضایت مشتری و سودآوری تأثیر می‌گذارد. در این میان، سازمان یار با ارائه برنامه انبارداری قدرتمند، به عنوان یک راهکار جامع می‌تواند نقطه عطفی در بهینه‌سازی فرآیندهای انبار شما باشد. با استفاده از سازمان یار، عملیات انبارداری از یک فعالیت پرریسک و زمان‌بر به فرآیندی دقیق، سریع و هوشمند تبدیل می‌شود و زمینه رشد پایدار کسب‌وکار شما را فراهم می‌سازد.